Home › News

Электронный архив документов

23.08.2018

Электронный архив документов - система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.

Обычно работает с неструктурированными документами (документы Word, электронные таблицы Excel, графические файлы и пр.), которые снабжаются электронной регистрационно-контрольной карточкой документа .

Электронный архив документов относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM). Электронные архивы позиционируют как основу документооборота . Внедрение такой системы, как правило, начинается со структурирования электронной информации независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, финансовая, техническая или проектная документация.

Функции электронного архива документов:

управление документами и иерархической структурой архива (поддержка версий документов, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов); оцифровка, трансформация, представление бумажных документов в разных форматах; потоковый ввод – ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему; управление Web-контентом системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения. В зависимости от вида и назначения электронного архива появляются специфичные функции, например: для архивов нормативно-технической документации – функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта; для архивов финансовой (платежной) документации – функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Смотри также: